El único formato de intercambio de datos entre Colaboranet y la escuela es un archivo Excel cuya plantilla es enviada a la escuela por Colaboranet. Trabajar de forma estandarizada permite a Colaboranet procesar los datos de forma automática y con total garantía de que no habrá errores.
El archivo Excel debe ser llenado lo más completamente posible para evitar re-trabajos. Recomendamos mucho para la operación interna, que a menos de que la escuela cuente con un sistema de Base de Datos de control escolar, use Excel para todo lo referente a datos, lo cual simplificará; mucho su operación interna y el intercambio de datos con Colaboranet.
Cada escuela ocupa una fracción del sitio Colaboranet (tablas específicas de la base de datos, directorios con sus permisos de acceso, imágenes, registros de configuración etc.) A esto se le llama Ámbito de la escuela (el término se usa también en el contrato).
La configuración de la escuela se manifiesta en la creación del Ámbito de la escuela en la plataforma. El tratamiento de este ámbito es algo diferente si el hospedaje del sitio de la escuela se hace en Colaboranet, en otro lado, o no tiene sitio.
Algunos clientes optan por hospedar su sitio web público con nosotros (con un cargo mensual), otros no. Los que se hospedan en Colaboranet tienen opción a cuentas de correo electrónico con el nombre de su dominio (xxx@laescuela.com) y pueden o no pedir que las noticias públicas de su ámbito salgan al sitio público. Las cuentas de correo (solo para profesores y directivos, no para alumnos) no implican costo adicional, el desarrollo de la conexión de su sitio con las noticias sí tiene un cargo.
Es fundamentalmente el vaciado de los datos de los archivos de Configuración a la base de datos dentro del nuevo ámbito, y la programación de algunas cosas, por parte del área técnica. Puede requerirse alguna interacción con el enlace para aclarar dudas o completar datos inconsistentes, deficientes o faltantes. Es necesaria la definición de materias, en el orden en que se desean presentar en las boletas, y con la definición de rubros y sus ponderaciones.
Programación de formatos de boletas y consultas, con la imagen y funciones definidas en el archivo de configuración y anexos (scaneados de boletas por ejemplo).
Las boletas de calificaciones se pueden consultar en línea, en un formato compacto, o preparase para impresión general. Los formatos para cada caso deben ser manifestados en el archivo de arranque.
Hay diversos tipos de boleta, que la escuela puede definir durante la configuración. Por ejemplo, pueden configurarse para consulta en línea boleta de inglés, de español, SEP etc... en una misma página o en varias.
La boleta impresa personal se presenta de la misma forma que la que está en pantalla, usando el icono de impresora en la página de consulta de boletas. Pero la impresión masiva de boletas por parte de la administración se puede hacer con cualquier formato que se requiera, y con algunos datos personalizados, tales como el nombre y puesto de quien firma la boleta. La escuela decidirá si las boletas impresas por este medio tiene valor oficial, o si es necesaria una firma y sello adicional, o si solamente tiene un valor informativo, en cuyo caso se debe poner una leyenda automáticamente en la boleta.
El formato de estas boletas puede necesitar algunos intentos y ajustes durante la puesta en marcha del servicio en comunicación directa con el responsable técnico de Colaboranet.
Colaboranet propone un formato personalizado para cada escuela, y un sistema de navegación en la galería de Fotografías. Por omisión, se instalan tres álbumes vacíos: "Instalaciones", "Eventos deportivos" y "Quiero compartir..." Los usuarios directivos pueden crear todos los álbumes que deseen, incluso los usuarios pueden tener álbumes propios si lo desean. La publicación de fotografías está normalmente sujeta a aprobación por algún directivo, definido en el archivo de configuración (Excel).
Son aquellas que toman alumnos de grupos variados. Casos típicos son los talleres, materias optativas, y niveles de idiomas.
El profesor de estas clases es el responsable de inscribir en la clase los alumnos que la toman. Como segunda opción, cualquier usuario con privilegios administrativos puede inscribir a los alumnos en la sección Administración/Clases, entrando a la edición del registro de la clase.
Si la casilla de Clase de inscripción manual no está marcada, deberá marcarse, guardar el registro, y volver a entrar, para poder ver la opción de inscribirle alumnos.
Diversas escuelas usan distintas estrategias de liberación de la intranet a sus usuarios. Algunas lo hacen de manera progresiva, otras de manera acelerada. Es recomendable y requerido que las secciones avancen de manera homogénea. Esto es, puede liberarse primero toda la secundaria, luego la primaria, luego el jardín de niños, o bien todos simultáneamente. Lo que no es recomendable es liberar por ejemplo primero el primer grado de primaria, luego el segundo etc.
La secuencia que ha demostrado dar mejores resultados es:
- primero, directivos, administrativos y profesores, usando solamente los elementos de Comunicación (mensajería, avisos, noticias, eventos) - esta fase suele tomar un par de meses
- alumnos, con los elementos de Comunicación
- alumnos, con material en línea y tareas
- padres de familia
El proceso completo de liberación puede llevarse cerca de cuatro meses para estar funcionar fluidamente. Algunas escuelas, sin embargo han logrado esto en menos de un mes. En éstas, ha sido muy influyente la existencia previa de una cultura computacional desarrollada y el entusiasmo de directivos y enlace.
Es necesario que la escuela se organice para la administración de las contraseñas perdidas.
Cuando un usuario olvide su contraseña, existen dos posibilidades de recuperación:
- si tiene su correo electrónico registrado, puede usar el mecanismo de recuperación automática
-
Si no tiene su correo registrado, el único medio de recuperación es la solicitud en persona al personal designado en la escuela.
La persona designada para re-informar las contraseñas personalmente, deberá tener en su puesto de trabajo una computadora con acceso a Colaboranet.
La forma normal de que un usuario solicite una contraseña perdida u olvidada es usar la liga "No tengo mi contraseña" que se halla debajo de la caja de captura de accesos en la página de arranque de la intranet.
Al hacer esto el sistema presenta un formulario en el que el usuario debe introducir su tipo de usuario, nombre completo (del hijo si es padre o tutor), dirección de correo electrónico y una explicación de por qué no tiene sus datos de acceso. Al enviar este formulario lleno con el botón "Recuperar contraseña", el sistema revisa los datos de nombre y correo electrónico, y si los reconoce como válidos, envía los datos de acceso por dicho correo electrónico.
NOTA 1: Si el usuario tiene una cuenta hotmail u otra similar, deberá de revisar también la carpeta de correo electrónico o deseado (spam o junk mail), ya que ocasionalmente los correos de Colaboranet son filtrados hacia dichas carpetas.
Si tiene su correo electrónico registrado en Colaboranet, puede solicitar que sus datos de acceso le sean enviados de nuevo eligiendo la opción "No tengo mi contraseña".
NOTA 2: Algunas escuelas prefieren inhabilitar la posibilidad de recuperación automática, y en su lugar poner una leyenda "Si ha olvidado o perdido su contraseña, acuda con ... ". Si desean que ésta sea la forma de operar, el Enlace avisará al Asesor para hacer esta configuración.
Si los datos de solicitud de contraseña automática están incompletos o son inválidos, se hace un registro en Solicitudes Pendientes de Resolver. Si hay registros de este tipo, el Enlace (y algunos directivos) verán un aviso con el número de registros en este estado. Al dar clic en este aviso (o a través de la opción Administración > Desempeño > Recuperación de Contraseñas) se mostrará un listado con las solicitudes. Para estos casos, será necesario entregar los datos de acceso personalmente. El usuario habrá recibido un aviso pidiendo hacer esto, acudiendo a la escuela con una persona que se debe designar para este propósito.
Este encargado de la re-distribución de contraseñas puede contar con un listado impreso general de datos de acceso, o contar con una computadora en la que pueda realizar la consulta pertinente (en Administración > Alumnos/Padres).
En el caso de usar un listado, será necesario actualizarlo de vez en cuando, ya que los usuarios pueden modificar sus contraseñas. Una vez entregados los datos de acceso en forma presencial, es necesario indicar que la solicitud esté resuelta en la lista de Solicitudes pendientes de Resolver. Este paso deberá incluirse en la documentación de la política de recuperación de contraseñas que formule la escuela.
Los listados impresos no son aconsejables, ya que los usuarios tienen posibilidad de cambiar su contraseña y existe un riesgo potencial de que el listado sea copiado, fotografiado o sustraido, con los riesgos de abuso consecuentes.
Los padres o tutores pueden ver la información referente a todos los hijos desde una sola cuenta de acceso.
La identificación de los hermanos se realiza de dos formas: Si el correo electrónico del padre es el mismo para dos alumnos, el sistema los toma automáticamente como hermanos.
Si sus apellidos son los mismos, el sistema los PROPONE como hermanos en la sección de Administración > Alumnos/Padres > Identificar hermanos. Sin embargo, no los toma como hermanos hasta que sea verificado por una persona con los privilegios necesarios para acceder a esta sección.(normalmente, el Enlace), y confirmado en la página mencionada.En esta misma página, es posible separar elementos tomados erróneamente como de una misma familia.
El propósito de las Inducciones es estimular a los usuarios potenciales, en sus distintos roles, para que usen y aprovechen la plataforma. No es una Capacitación. El foco debe ponerse en despertar la curiosidad por experimentar con la plataforma. Si hay un grupo grande de usuarios que no sepan usar adecuadamente
Los Directivos deben ser los principales promotores del uso de la plataforma. Esto implica probablemente un cambio cultural, un ajuste a las prácticas diarias, motivación, evaluación y recompensa a los usuarios más dedicados y eficaces. También deben conocer plenamente sus atribuciones en cuanto al uso de la intranet (privilegios, qué pueden hacer, a quién pueden delegar algunas funciones y cómo verificar el desempeño) y particularmente, dar un seguimiento cuidadoso a las actividades del enlace y los indicadores de desempeño generales. Aspectos importantes son:
- asignación de roles y privilegios
- análisis de estadísticas por alumno, por profesor, y de otros usuarios
- supervisión de la frecuencia, intensidad y calidad de las comunicaciones internas y con padres de familia
- seguimiento a la eficacia, oportunidad y calidad de las funciones que realiza el Enlace y la manera como deben canalizarse las necesidade e inquietudes respecto al uso de la plataforma a través de este Enlace.
- decisiones importantes como fechas de apertura y cierre de periodos de captura, ajustes a formatos de informes (boletas, por ejemplo), respaldos de datos, cierre y apertura de ciclos lectivos.
La sesión de inducción para directivos proporciona elementos para auxiliar al personal con estas atribuciones para que pueden apoyarse en la plataforma para llevar a cabo las funciones anteriores sin contratiempos.
Indicar a los directivos qué cosas especiales pueden hacer, más allá de lo que pueden hacer los profesores:
- dar de alta y baja, y configurar: alumnos, clases, materias, listas de distribución, rubros de materias
- asignar o modificar nombres de usuario y contraseñas
- asignar o modificar privilegios genéricos y ámbito de desempeño de profesores y administrativos
- editar avisos mal escritos
- publicación de encuestas generales
- diseño y aplicación de encuestas de desempeño de profesores o personal
- autorizar o denegar autorización de publicación de materiales, noticias, avisos, circulares
- publicar eventos tanto de intranet como de internet (si están hospedados en Colaboranet con esta opción activa)
En la inducción se mencionará esta funcionalidad, pero la responsabilidad de la ejecución se delegará de preferencia al Enlace.
Los directivos tienen acceso a las calificaciones y las pueden editar, independientemente de si está o no abierto el periodo de capturas.
Los directivos pueden editar comentarios de profesores a alumnos - estas ediciones deben limitarse a correcciones de estilo u ortografía, ya que se respeta la autoría original del comentario.
La eliminación de mensajes que contengan errores graves o contenido inapropiado es factible, pero debe ser solicitada al Asesor Colaboranet, a través de un mensaje.
Directivos seleccionados pueden contar con la capacidad de aprobar o rechazar la publicación de Noticias, Circulares, Eventos... Estos directivos reciben un mensaje en el que se les avisa de la necesidad de revisar la publicación propuesta, y el mensaje contiene una liga a la publicación en cuestión.
Todos los usuarios pueden "subir" fotografías, pero su publicación pasa por un proceso de aprobación.
Para aprobar fotografías, es necesario que un usuario con privilegios directivos entre a la galería de fotos, y active la opción de Aprobación de fotografías, en la que puede autorizar, posponer o denegar la publicación.
Los directivos tienen acceso a diversas funciones de apoyo a la toma de decisiones, o verificación general de funcionamiento de su intranet.
Explicar la forma de interpretar las estadísticas de calificaciones, en particular el significado de promedio, desviación estándar, y los códigos de color. Destacar el uso de la celda de títulos para ordenar de diversas maneras las consultas tabuladas.
- Accesos de padres
- Accesos de alumnos
- Accesos de profesores
- Mensajes intercambiados entre todo tipo de usuarios
Ya no está en servicio el sistema de autorización de contraseñas. Si el solicitante incluye una dirección de mail que coincide con lo que está registrado en el sistema, el sistema le enviará su acceso. De otra forma le muestra un mensaje pidiendo que acuda con alguien designado por la escuela para distribuir contraseñas. Este dato es parte de al configuración, y lo debemos hacer nosotros.
El profesorado puede llegar a ser un elemento que impulse o paralice el uso cabal de la intranet. Es frecuente que se resistan a salir de su área de confort para aprender nuevos mecanismos de comunicación y apegarse a requisitos estrictos, por ejemplo en cuanto a la entrega oportuna de calificaciones, la atención personalizada a alumnos y sus padres. La inducción a los profesores debe buscar más poner en claro la conveniencia de usar la plataforma de manera consistente y dedicada, y vencer a veces su inquietud en cuanto al uso de computadoras e internet. Aunque casi ya no se da el caso de profesores que no sepan usar una computadora personal y navegar en internet, hay algunos instructores a los que estos asuntos les provocan reacciones adversas. El que un solo profesor use indebidamente la plataforma, cometa errores o manifieste una actitud rebelde puede comprometer el éxito del proyecto, y la inducción debe orientarse precisamente hacia vencer los posibles obstáculos, convencer de los beneficios potenciales, y aprovechar los recursos que la escuela está poniendo a su disposición.
Explicar:
- cuándo usar mensajes, avisos, noticias, eventos, álbumes fotográficos y la necesidad de aprobación de algunos de estos contenidos
- cómo seleccionar destinatarios
- cómo corregir errores en los contenidos y eventualmente cancelar alguno: para esto tienen que intervenir directivos y a veces Colaboranet
- vigencia de publicaciones
Explicar
- la forma de publicar tareas, asignarlas a los destinatarios pertinentes
- programación de tareas a lo largo de varios meses o ciclo completo
Es importante resaltar en la inducción que las calificaciones pueden modificarse solamente en los periodos en que la captura está permitida. Se debe indicar que la responsabilidad de la apertura y cierre de estos periodos es responsabilidad de la dirección de la escuela, y que si un profesor intenta capturar o alterar una calificación o apreciación en un periodo cerrado
- no lo podrá hacer
- la dirección recibirá una notificación de este intento
- deberá acudir a la dirección a solicitar el cambio.
Las apreciaciones que maneja la plataforma son distintas en alcances y contenidos a los escuetos comentarios usuales de las boletas. Son realmente un medio de comunicación con los padres de familia y los alumnos, adicional a los otros mecanismos de comunicación, y mucho más puntuales.
Debe resaltarse en la inducción que:
- hay espacio para apreciaciones (comentarios) largos en cada calificación de materia (varios renglones, en vez de los usuales "trabaja bien", "indisciplinado", "necesita esforzarse más"...
- las apreciaciones que hace cada profesor pueden ser revisadas por los directivos, por alumno o por profesor, y eso da indicadores importantes acerca del desempeño de cada uno de ellos.
Esta inducción no es generalmente necesaria, aunque puede darse una sesión de invitación y demostración de las capacidades básicas del sistema en las opciones de Comunicación (en particular boletas y mensajería) que están accesibles para los padres de familia.Generalmente no es siquiera necesaria la presencia de personal de Colaboranet para esto.
La manera correcta de pedir ajustes es a través de la plataforma, con un mensaje a Asesor por parte del Enlace. Solicitudes por mensajería instantánea o correo electrónico no son recomendables, ya que puede perderse el rastro de ellas. Si el área técnica estima necesario un desarrollo especial, puede enviar a la escuela una cotización del servicio solicitado. Esto será siempre el caso si el uso de la solución solicitada no es aplicable a ninguna otra escuela, o solo a un tipo especial y reducido de escuelas.
Una vez instrumentado el cambio solicitado, el área técnica la implantará y dará un aviso por la plataforma, como respuesta a la solicitud original.
Los registros de los alumnos, clases y profesores una vez que ya están cargados a la plataforma, reciben un identificador único de Colaboranet que llamamos el IDC. SI la escuela lo desea, puede proporcionar su propio identificador único que llamamos Matrícula para el caso de los Alumnos.
Cualquier envío posterior de datos en Excel relacionados a los alumnos, como por ejemplo proporcionar sus correos, sus teléfonos o los grupos definitivos en que fueron colocados, deben de contener el IDC o la Matrícula, de lo contrario no podemos hacer el procesamiento automático de estos datos
Para una computadora, el sólo nombre no basta para identificar con precisión a un alumno porque con mucha frecuencia aparecen con pequeñas diferencias respecto al nombre registrado. (un apellido o segundo nombre de más o de menos, una inicial en vez del nombre completo, el apellido en primer lugar o el nombre en primer lugar, etc…)
El Enlace o los Administrativos pueden obtener en cualquier momento, un listado de los alumnos con su IDC en Administracion/Respaldo de datos.
Recomendamos mucho que si la escuela no lo ha hecho, adopte internamente el uso de un identificador único para trabajar con los datos de los alumnos, esto facilitará mucho su operación interna y la relación con Colaboranet. Con gusto podemos orientarles con más detalle respecto a como trabajar de esta forma.
El cambio de ciclo lectivo es probablemente el proceso más complicado respecto al uso del sistema. Es necesario ajustarse a un procedimiento estricto, para evitar errores, pérdida de datos o re-trabajos.
El ciclo escolar debe cerrarse completamente, para todos los alumnos, de todos los grados, en una operación irreversible. No es posible abrir un ciclo nuevo, si está abierto aún el ciclo anterior.
Esto implica que todos los datos, particularmente las calificaciones de exámenes ordinarios, extraordinarios, apreciaciones deben estar en su forma final y definitiva. Cuando esto suceda, la escuela debe cerrar la posibilidad de nuevas capturas, y dar aviso a Colaboranet de que el ciclo ha terminado, y sus datos pueden ser eliminados de la consulta en línea. Probablemente la escuela decida dejar los datos visibles para alumnos y padres de familia durante algunos días o semanas, y debe por ende avisar a Colaboranet acerca de la fecha en que ya no es necesaria esta posibilidad de consulta.
El Enlace o el soporte informático interno deben hacerse cargo del respaldo interno de datos. Esto se realiza a partir de la opción de Administración>Respaldos y debe aplicarse cuidadosa e integralmente a todas las tablas pertinentes: alumnos, profesores, materias, calificaciones. Deben conocer las ventajas e inconvenientes de salvar la página HTML, o bien pasar los datos a Excel. Deben entender la diferencia entre copiar y pegar y copiar y pegado especial (tablas completas o tablas parciales).
Es responsabilidad contractual de la escuela hacer sus respaldos de ciclo, aunque Colaboranet puede (no debe) conservar también dichos datos. Si la escuela desea que Colaboranet le proporcione los respaldos puede optar por una o varias hojas de cálculo Excel o archivos de texto delimitado.
La escuela debe dar aviso oportunamente de este requisito (al momento del cierre del ciclo terminado) y deberá eventualmente esperar uno o dos meses para contar con estos respaldos, ya que en el momento de los cambios de ciclo la atención de Colaboranet se centra en apoyar a todas las escuelas para realizar exitosamente el cambio de ciclo.
Esta opción estará liberada en el primer trimestre de 2008. Las escuelas pueden seleccionar cualquier ciclo y hacer todas las consultas e impresiones necesarias como si se tratara del ciclo actual.
Cuando ya no sean necesarias consultas o impresiones de datos del ciclo por cerrarse, el Enlace dará aviso al Asesor para que se realice la promoción de alumnos. Los alumnos de grupos escalonados serán promovidos (todos) al siguiente grado. Los del último grado serán dados de baja, por lo que conviene dar aviso inmediatamente para el caso de alumnos reprobados. Las promociones pueden incluir cambios de sección (de primaria a secundaria por ejemplo).
Los profesores deben asignarse sus materias al inicio de cada ciclo. Si hay errores o cambios, pueden darse de baja de una materia. Si un profesor se ha asignado indebidamente una materia, el profesor que sí debería tener dicha materia no se la podrá asignar, y deberá comunicarse con el que la tomó para que la libere, o con el Enlace para que haga los ajustes necesarios.
La escuela definirá a cada cierre de ciclo qué documentos, fotografías, tareas desea conservar para el siguiente ciclo, y cuáles desea eliminar. Esta eliminación será hecha por la propia escuela, a menos que desee eliminar la totalidad de los elementos del ciclo que está terminando - en este caso puede dar aviso al soporte técnico para que realice una eliminación total de este material, sin conservar respaldos de ningún tipo.
Cada ciclo lectivo está dividido en Periodos por ejemplo: Primer Bimestre, Segundo bimestre, Tercer Bimestre, exámenes finales, exámenes extraordinarios. La división puede hacerse de otra forma (periodos mensuales, trimestrales, etc.
La captura de calificaciones de cada Periodo es programable directamente por la escuela (directivo o enlace). La escuela puede definir si desea o no que las boletas de calificaciones de un Periodo estén visibles para los alumnos y padres de familia o no mientras están siendo capturadas (Opción Calificaciones > Coordinación).
El Enlace define cuándo se abre cada periodo de captura, dejando los formatos de captura a disposición de los profesores, y cuándo se cierra, eliminando dicha posibilidad.
Las Boletas pueden mostrarse u ocultarse sección por sección. El mensaje a mostrar a Alumnos y Tutores cuando las boletas no estén visibles es configurable por el Asesor. El mensaje normal es "Por el momento las boletas no están visibles en línea. Favor de revisar próximamente.", pero puede ser modificado por Colaboranet.
Los promedios para un fin de ciclo se consideran como periodos especiales cuyos datos no son capturados, sino calculados por el sistema. Así como para cualquier otro periodo, los Promedios pueden quedar ocultos a alumnos y tutores mientras no estén terminadas las capturas o ajustes de calificaciones.
